我們常說東西是死的，人是活的。因此我們在使用辦公室檔案文件柜來防止資料的時(shí)候也是這樣，同樣的辦公室檔案資料柜被不同的人使用也會(huì)有不同的作用，有的人能夠借助它更加好的管理檔案資料，有的人卻沒有起到太多的作用。

我們在使用辦公室檔案文件柜擺放資料的時(shí)候，首先要將各種不同的資料進(jìn)行一下大致的分類。比如說每一個(gè)部門的文件放在一起，相同類型的文件在進(jìn)行細(xì)致的分類，這樣當(dāng)我們需要查找資料的時(shí)候就能夠有一個(gè)大致的方向。

然后就是控制好每個(gè)辦公室檔案文件柜存放的資料重量。有些單位里會(huì)有一些比較重的文件，這樣的文件就不能夠放置太多，不然得話重量就很容易超過辦公室檔案文件柜的承重力度。我們可以將重的文件和輕的文件搭配來放，這樣能夠也能夠保證存放的數(shù)量更多。

最后一點(diǎn)更重要的就是對放置的文件資料做好標(biāo)記。辦公室檔案文件資料柜與智能密集架不同，需要我們對放置的文件進(jìn)行標(biāo)記，這樣能夠迅速的知道文件的存放位置。同時(shí)也能夠給檔案管理人員帶來很大的工作便利，利用率也就更大。